Detalles del Proyecto

Identificador: 17-001-17-004

Clasificación: Diseño y Construcción

Fecha de Registro ID/Act Descripción de la Actividad Causas Posibles Resultado Plan de Acción Costos Tiempo Observaciones Generales Descripción de la Lección Aprendida
15/05/2025 LA.2024.001 Contratación de una cuadrilla de fontanería para la reparación de tuberías. El proyecto no dispone ni se previó la disposición de una cuadrilla de fontanería Tiempos de respuesta muy largos. Lo cual se traduce en atrasos y denuncias por parte de los afectados. Se solicitó al contratista para revisión y análisis el costo de tener una cuadrilla de fontanería ₡250000.00 1.00 Día(s) Contratación inmediata de la cuadrilla de fontanería.
15/05/2025 LA.2024.003 Planificación defectuosa e indebida de proyectos Visión corto-placista por intereses e injerencia política Definición defectuosa del alcance, costo, tiempo y calidad del proyecto. Falta de atención a los procesos de preinversión. Interés público insatisfecho. Atrasos en procesos de expropiación y traslado de servicios. Reuniones con los interesados del proyecto. Trámites de obras adicionales al alcance (complementarias). Traslados de fechas de finalización. Seguimiento de trámites administrativos de otras instancias para evitar afectaciones al plazo del proyecto. ₡200000000.00 4.00 Año(s) Acciones concretas realizadas que permitirán minimizar riesgos o maximizar beneficios: Fortalecer los procesos de planificación estratégica y operativa Evitar la injerencia política en la toma de decisiones técnicas en los procesos de planificación y en todo el ciclo de vida del proyecto.
15/05/2025 LA.2024.004 Atrasos en la aprobación de diseños Plazos contractuales poco realistas Atrasos en la aprobación de diseños provocan atrasos en la ejecución de obras y reclamos por parte del Contratista. Reforzar el personal de la Unidad Ejecutora. 4.00 Año(s) Normar a nivel institucional los plazos para los procesos de revisión y aprobación de diseños Definir plazos realistas para el proceso de revisión y aprobación de diseños en los contratos.
15/05/2025 LA.2024.005 Diferencias entre normativa técnica y disposiciones administrativas no formalizadas. Falta de formalización de disposiciones administrativas o su formalización en los documentos contractuales Reclamos del Contratista, Aumento de costos y tiempo en proyectos, riesgos de demandas, Controversias contractuales Justificación técnica de la norma utilizada Formalizar y unificar las disposiciones administrativas que establecen normativa técnica Formalizar y unificar las disposiciones administrativas que establecen normativa técnica de manera interna en el Ministerio y de manera interinstitucional.
15/05/2025 LA.2024.006 El Contratista no mejora su accionar y no atiende recomendaciones ni solicitudes de la Administración a situaciones claramente establecidas en el Contrato y que afectan el proyecto y su entorno. Falta de sanciones suficientes en tipo de actividades, cantidad y monto. Atrasos en el proyecto. Falta de calidad de las Obras. Reprocesos en diseño y construcción. Desorden y falta de Planificación. Incumplimiento de directrices emitidas por el Contratante. Afectaciones a usuarios y vecinos Reuniones con el Contratista para que atienda lo pertinente. Retenciones en estimaciones para garantizar la calidad y seguridad el proyecto. 4.00 Año(s) Establecer políticas institucionales respecto a las sanciones a aplicar en Contratos. Definir sanciones suficientes en tipo de actividades, cantidad y monto en los Contratos.
15/05/2025 LA.2024.007 Falta de experiencia de la empresa, el personal y el gerente de proyecto del Contratista Falta de definición de requisitos para la experiencia de la empresa, el personal y el gerente de proyecto del Contratista en el Contrato. Atrasos en el proyecto. Falta de calidad de las Obras. Reprocesos en diseño y construcción. Desorden y falta de Planificación. Incumplimiento de directrices emitidas por el Contratante. Solicitud de sustitución de personal. Reforzamiento del equipo por parte del Contratante, de la supervisión y la fiscalización del proyecto y del Contrato. 4.00 Año(s) Establecer parámetros definidos institucionales para la experiencia de empresas y personal de contratistas. Definir de manera adecuada los requisitos de experiencia de las empresas y del personal del Contratista, ademas de sanciones en el Contrato que garanticen el cumplimiento.
15/05/2025 LA.2024.008 Las comunidades expresaron desconocimiento del alcance del proyecto. Falta de un proceso de preinversión robusto Imagen negativa del proyecto, amenazas y acciones de bloqueo. Divulgación del proyecto, audiencia a los gobiernos locales y grupos organizados sobre el alcance del proyecto, creación de las Oficinas COAPRO, Creación de Comisiones Cantonales de la Ruta 32 y Negociación con grupos organizados. 4.00 Año(s) En los proceso de preinversión aplicar la gestión de interesados y garantizar la divulgación del proyecto, audiencia a los gobiernos locales y grupos organizados sobre el alcance del proyecto, creación de las Oficinas de atención en las comunidades, Creación de Comisiones Cantonales de la Ruta 32 y Negociación con grupos organizados. La ejecución de proyectos, requiere que en las etapas previas (preinversión) se realice el proceso de gestión de interesados, para determinar con la mayor certeza posible las necesidades de los usuarios y vecinos, de modo que en la definición del alcance del proyecto se incluya todas las obras necesarias para satisfacer el interés público y esas necesidades.
15/05/2025 LA.2024.009 Falta de presupuesto en partidas indispensables (expropiaciones, Consorcio supervisor y consultor individual). Recorte presupuestario a nivel de Gobierno Central Retrasos significativos en el pago de facturas a proveedores. Envío de oficios y correos al Gerente de Finanzas para exponer los problemas que se enfrentan y solicitar su colaboración en los trámites que debían hacer ellos ante el MOPT. Preparar decreto legislativo para aumento de presupuesto extraordinario. Reuniones con el Ministro del MOPT, Ministerio de Hacienda y Segunda Vicepresidencia para conocer estado del trámite y exponer la necesidad y afectaciones para el proyecto. Se mantuvo informado a los proveedores sobre el problema y las tareas que se estaban realizando para contar con presupuesto. Se brindo información específica para colaborar con el descuento de facturas ante las financieras. Se realizaron movimientos presupuestarios a lo interno para poder pagar algunas facturas y avalúos $55000.00 11.00 Mes(es) El trabajo en equipo con otros departamentos de la institución y a lo externo permitió la coordinación y el traslado de información oportuna para tomar medidas que permitieran minimizar el impacto que estaba causando la falta de pago de facturas. Trabajar en equipo y tener contactos específicos para cada proceso permite avanzar con los trámites, tener información oportuna y minimizar el riesgo y las consecuencias.
15/05/2025 LA.2024.010 Generación de un equipo colaborativo de trabajo con capacidad de toma de decisiones, para la Gestión del Cronograma. Por la mala planificación inicial del proyecto, no queda definido el rol dentro de los involucrados del proyecto, falta una matriz de involucrados robusta donde se visualicen todas las áreas de administración de proyectos Debilidad a la hora de tomar las decisiones para la Gestión del Cronograma. En el proceso de ejecución del proyecto, se replanifica el proyecto y se fueron estableciendo estos roles en la matriz de involucrados del proyecto. 4.00 Año(s) Se generó un equipo de trabajo del Contratista, la Supervisora y la Unidad Ejecutora, el cual lleva el control y seguimiento del proyecto tanto desde la parte documental como las reuniones que sean necesarias para revisar el avance del proyecto a través del cronograma e ir tomando las decisiones más acertadas para la adecuada ejecución del proyecto.
15/05/2025 LA.2024.011 Definición de herramientas (p.e: reuniones, WBS, Project, PowerBI, Valor Ganado), roles y responsabilidades específicas para la Gestión del Cronograma. Falta de definición de herramientas de gestión de proyectos a nivel contractual No se tiene un control y seguimiento adecuado del proyectos según lo establecido en las buenas prácticas de administración de proyectos. A través de las herramientas establecidas en la Disposición PP 01-2020 Planeamiento, Programas, Informes Programas de Trabajo, se están implementando herramientas de gestión de proyectos en los cuales se ha mejorado el control y seguimiento del proyecto. Se está ejecutando un control y seguimiento de avance del proyecto por parte de la UERN32, mismo que puede brindar alertas tempranas de imprevistos, atrasos y/o inconvenientes que pueden perjudicar la sana gestión del proyecto, además se trabaja en formas de coordinar el control y monitoreo del proyecto para optimizar los trámites y detectar a tiempo actividades que puedan afectar el proyecto mediante un controles de capas en donde se pueden visualizar posibles afectaciones y áreas libres en los cuales el Contratista puede trabajar sin inconvenientes y mejorar con esto las respectivas actualizaciones a los cronogramas que se le solicitan. 4.00 Año(s) El seguimiento requiere una estrecha relación con los sistemas administrativos e información de cada uno de los proyectos. El seguimiento requiere procedimientos útiles pero simples. La sostenibilidad del sistema de seguimiento la da su utilidad para tomar decisiones y la visibilización de hallazgos. Se está llevando una mejor gestión del proyecto con herramientas establecidas en las buenas prácticas de administración de proyectos, además, de reuniones de seguimiento de avance del proyecto a través del cronograma; además, del seguimiento que se realiza de forma diaria, semanal y mensual a través del cronograma aprobado del proyecto.
15/05/2025 LA.2024.012 Capacidad de adaptación del cronograma cuando sea necesario, respetando el plazo contractual Se trabaja con cronogramas básicos desde que se da la orden de inicio y en muchas ocasiones por negligencia e inexperiencia del Contratista por no utilizar este tipo de herramientas, los mismos se dejan de actualizar hasta que exista alguna modificación de plazo contractual El Contratista no termina de definir el cronograma del contrato, con los requisitos y detalles mínimos requeridos para realizar un adecuado control y seguimiento, se genera largos periodos de observaciones, correcciones, o incluso observaciones no subsanadas. Se trabaja con información desactualizada y/o el Contratista tiene un cronograma más realista al aprobado por la Administración. Control y seguimiento del proyecto a través del cronograma aprobado para verificar si existen algún tipo de desviación y tomar las acciones pertinentes para el respectivo cumplimiento del plazo contractual. Se debe de indicar la periodicidad de actualización del cronograma según el avance en la ejecución en sitio, debido a que hay que tener en cuenta que la precisión del cronograma como herramienta de gestión del proyecto, dependerá de la diligencia con que se lleven a cabo las tareas, debido a la incertidumbre que implica para el proyecto. Revisar el contenido del cronograma y ponerlo al día, es necesario ya que siempre pueden identificarse nuevos riesgos o surgir la necesidad de cambios 4.00 Año(s) El cronograma actualizado, es una importante herramienta que permite realizar un monitoreo y control del proyecto mediante el seguimiento periódico de ejecución de tareas, revisar e informar el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeño, permitir a los interesados comprender el estado actual del proyecto, reconocer las medidas adoptadas para abordar los problemas de desempeño y tener visibilidad del estado futuro del proyecto con los pronósticos del alcance, plazo, costos y calidad de las obras que se llevaran a cabo a lo largo de todo el proyecto, su actualización provee lo insumos para generar acciones correctivas y de mejora en todas las etapas de ejecución. Indicar al Contratista que con cierta periodicidad se debe de actualizar el cronograma con la ejecución real de la obra, debido a que el cronograma detallado del proyecto es dinámico por lo que deberá permanecer flexible a lo largo del mismo para adaptarse al conocimiento adquirido, la mayor comprensión del riesgo y las actividades de valor agregado.
15/05/2025 LA.2024.013 Falta de requerimientos para la Gestión del Cronograma. Falta de definición de requisitos a nivel contractual Cronogramas carentes de información para la planificación, control y seguimiento del cronograma del proyecto. A nivel Institucional, es obligatorio la aplicación de la Disposición PP 01-2020 Planeamiento, Programas, Informes Programas de Trabajo, por lo que se le se instruye al Contratista, a implementar cada uno de los aspectos indicados en la normativa. Para futuros contratos, se debe de incorporar de carácter obligatorio la aplicación de la Disposición PP 01-2020. 4.00 Año(s) El cronograma permite realizar el control integrado de cambios, mediante la revisión de todas las solicitudes de cambio a documentos del proyecto, entregables y determinar la resolución de las mismas. A raíz de la presión de la UERN32, el Contratista fortaleció su unidad de gestión de proyectos para llevar a cabo los procesos de planificación, control y seguimiento del cronograma del proyecto.